Administrar-se

A importância da administração do nosso Tempo...

Quero abordar aqui um assunto que é muito importante nos dias de hoje: administrar o tempo. Para tudo precisamos nos organizar, até mesmo para você ler este blog você precisa se administrar e ponderar seu tempo, por isso antes de falar sobre diversos assuntos que nos auxiliem , achei de suma importância falar sobre isto. Separei em 2 postagens por ser mais extenso o que inclui também algumas dicas pessoais!. Espero que gostem e acompanhem!!! Deixe seu comentário , gosto muito de lê-los!

Ouvimos sempre uma frase: "Não tenho tempo!" . Será isso verdade? Talvez você mesma já deve ter dito muito isso. Então lá vamos!

O tempo não é uma questão que se possa resolver de uma vez por todas. Trata-se de um processo que dura a vida toda.

Sabemos que as pessoas têm diversas atividades durante o dia que consomem tempo: dedicação à família, trabalho, estudo, leituras, lazer, entretenimento, refeições, deslocamentos, cuidados pessoais, atenção e contatos com outras pessoas, atendimento ao telefone, sono, descanso, fazer nada, etc. Como conciliar todas estas atividades? Como atender a todas essas demandas? Como distribuir o tempo, sempre tão escasso, entre todas essas inevitáveis atividades? Para responder a essas perguntas, algumas ações e atitudes são necessárias e decisivas: planejamento, organização, comprometimento e autodisciplina. Planejar para programar a quantidade de atividades que se possa realmente realizar; organizar para ter produtividade e o melhor aproveitamento do tempo; comprometimento para com o planejado; e autodisciplina para entender que a realização de quaisquer tarefas exige 90% de transpiração e 10% de inspiração.


Dicas para economizar tempo

Planejamento: o tempo dedicado ao planejamento poupa um tempo bem maior na execução, e melhora os resultados.

Organização: a organização facilita a execução, aumenta a produtividade e evita alguns transtornos.

Comunicação: a linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa tempo com a eliminação de mal-entendidos. Devemos procurar falar a " ccoisa certa" na " hora certa" da "maneira certa". ( Você pode achar que isto não é relevante, porém adiante poderpa tirar conclusões...)

Concentração: concentrar tempo e atenção às tarefas aumenta a produtividade e proporciona motivação pela percepção da coisa realizada. Se empenhe no que estiver fazendo, quando nos concentramos, diminuimos as margens de erros.


Alguns economizadores de tempo

- Utilização de agenda
- Fazer relação de afazeres
- Definição de metas
- Definição e acompanhamento de prioridades.
- Organização das tarefas
- Organizar as informações usadas com freqüências para tê-las à mão

Alguns desperdiçadores de tempo

- Falta de planejamento
- Indisciplina
- Indefinição de objetivos
- Indefinições de prioridades
- Má utilização dos recursos (telefone, jogos, computador)

Soluções práticas

- Estabeleça metas anuais, mensais, semanais e diárias
- Programe as atividades do dia em função dessas metas
- Relacione as atividades do dia
- Identifique as atividades mais importantes e priorize-as
- Controle diariamente as atividades realizadas
- Saiba onde seu tempo é realmente empregado
- Estabeleça início e fim para as atividades
- Melhore suas rotinas e hábitos.
- Seja realista e esteja consciente das limitações do tempo disponível
- Não inclua atividades em excesso. Evite frustrações.
- Preveja uma pequena reserva de tempo para imprevistos

Fonte: Blog da Rose Brytto

Administrar-se

Pense sempre sobre a importância e a urgência das atividades, para que você possa estabelecer suas prioridades. Classifique suas atividades dentro de uma destas definições. Imaginemos um quadrado dividido em quatro partes iguais, e a cada parte chamaremos de quadrante. Em cada quadrante colocaremos as atividades classificadas como:

1°) Nem importante e nem urgente

2°) Não importante, mas urgente

3°) Importante, mas não urgente

4°) Importante e urgente

Nem importante e nem urgente: Atividades como bater papo ao telefone, assistir televisão em demasia , podem ser classificadas neste quadrante. Não é nem preciso dizer que não devemos dedicar muito tempo a atividades classificadas como nem importante e nem urgente, não é mesmo?

Não importante, mas urgente: Comece perguntando-se: “Quais serão as conseqüências se eu não fizer isto hoje?” Haveria uma atividade mais importante do que esta para ser realizada hoje?

Importante, mas não urgente: Se você postergar a realização de uma atividade importante, o tempo vai se esgotando e de repente ela se tornará urgente. Melhor fazer um cronograma das atividades e classificá-las para evitar que as atividades importantes se percam entre as urgentes.

Importante e urgente: Se você organizar e programar suas atividades, estará evitando que atividades importantes se tornem urgentes.

Eficiência x Eficácia

Para efeito do nosso estudo do tempo, vamos interpretar eficiência como fazer, executar a tarefa; e eficácia como fazer bem feito.

Coisas não importantes, mal feitas

Coisas não importantes e mal-feitas indicam baixa eficiência e baixa eficácia ao mesmo tempo. Para fazê-las mal-feitas, melhor deixar de lado as coisas não importantes e dedicar-se às mais importantes.

Coisas importantes, mal feitas

Esta situação indica a combinação de eficácia com baixa eficiência. Fazer as coisas na correria da última hora é uma forma de obter essa má combinação.

Coisas não importantes, bem feitas

Aqui temos baixa eficácia e alta eficiência. Que tal dedicar o tempo a coisas importantes?

Coisas importante, bem feitas

Quem administra seu tempo com eficácia e executa suas tarefas com eficiência, aumenta as chances de atingir seus objetivos.

Tenha prioridades

Veja o que tem roubado seu tempo , coisas que você pode fazer em menos tempo com a mesma eficácia. Tenha seu tempo com Deus, prioridade máxima!

Comece uma coisa e termine! Não deixe pela metade , e lembre-se: Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje!

Fonte: Blog da Rose Brytto